述職報告外在結構是格式化的,包括標題、稱謂、正文和署名四部分。
標題
1.單行標題:“述職報告”或者“在……(上)的述職報告”。2.雙行標題:正題寫主題,或者寫述職報告類型,副題寫述職場合。
稱謂
稱謂是報告者對聽眾的稱呼。稱謂要根據會議性質及聽眾對象而定?!案魑活I導、代表”。稱謂放在標題之下正文的開頭,有時根據需要在正文中間適當穿插使用。稱謂一般采用提行的寫法。要用“謝謝大家”等禮貌語言。
正文
述職報告的寫法依據報告的場合和對象而定,一般來說采用總結式寫法,共分四部分。
1.基本情況
履行職責的基本情況,須平直、概括、簡短。用最精練的文字,概括地交待,如主要情況、時間、地點、背景、事件經過等。
(1)工作過程。(2)內容概括(成績、經驗為主)??梢詫⒖偨Y出來的規律性認識、主要經驗或教訓、主要成績或存在的問題用簡短概括性文字寫出來。(3)主題認識。這樣,聽眾在對報告的全貌有一個大致的了解,也能夠統領全篇,激發聽取的興趣,啟發和引導聽眾積極思考。
2.成績經驗
自此以下包括問題教訓和今后計劃共三部分,分層次來分析證明主題,這才能條理分明。層次安排方法,一般采取橫向排列(各層次獨立性強,共同論證主題的正確)。每一層次都要有一個小的主題,寫成層義句。層義句,一般寫在層次前面,或者每一層次前后都要寫出,也有的層義句寫成了小標題??梢允强谔?主題句)的反復。層次中間要恰當運用材料。
3.問題教訓
要實實在在,要有條理,不要避重就輕。
4.今后計劃
包括目標、措施、要求三要素。要切實可行。這部分與總結不同,數量少一些,占全文1/5以下為好。報告結束時要用稱謂禮貌用語,如:“以上述職報告妥否,請予審議。謝謝大家!”